عارضه یابی سازمانی چیست؟
عارضه یابی سازمانی یک روش کارآمد برای تحلیل میزان کارایی یک سازمان در وضعیت فعلی و مقایسه آن با وضعیت ایده آل و مطلوب است. به عبارتی، این شیوه به صورت سیستماتیک، به جمعآوری و تجزیه و تحلیل داده‌های مختلف برای شناسایی نقاط ضعف و قدرت یک سازمان می‌پردازد. سازمان‌های مختلف، مخصوصا سازمان‌های تجاری، برای بررسی روند مسیر رشد سازمان در راستای رسیدن به اهداف، نیاز به ارزیابی مکرر دارند. برای رسیدن یک سازمان به موفقیت و همچنین رفع مشکلات و چالش‌های مختلف، تجزیه و تحلیل عملکرد کلی سازمان الزامی است.
بدون در نظر گرفتن این ارزیابی‌‌ها، پیامد‌های چالش‌های پیش رو جبران‌پذیر نخواهند بود چرا که با تغییر شرایط برونی و عوامل خارجی، وضعیت سازمان نیز تغییر می‌کند؛ بنابراین عارضه یابی باید به صورت مستمر و فعال، متناسب با شرایط روز انجام شود. با اجرای این فرایند، اصلاحات و تغییرات جدید مورد نیاز سازمان، شناسایی شده و اولویت بندی می‌شوند. به بیانی ساده‌تر، فرض کنید می‌خواهید یک کیک شکلاتی درست کنید. برای رسیدن به این هدف باید نقشه راه ترسیم کنید، (دستور پخت کیک) قدم به قدم جلو بروید و مواد را به ترتیب و با عملیات خاص، هر مرحله را تکمیل کنید تا نتیجه یک کیک شکلاتی با کیفیت باشد.
چک لیست عارضه یابی سازمانی
چک لیست عارضه‌یابی سازمانی یک ابزار جامع است که برای شناسایی و تحلیل نقاط قوت و ضعف سازمان استفاده می‌شود. این ابزار با ارائه مجموعه‌ای از سوالات و شاخص‌های کلیدی، به مدیران کمک می‌کند تا عملکرد سازمان را ارزیابی و موانع موجود را شناسایی کنند. در این مقاله، اهمیت، کاربرد و نحوه استفاده از این چک لیست در بهبود عملکرد سازمان بررسی می‌شود. اجزای این چک لیست به صورت زیر است:
- رهبری و مدیریت
- ساختار سازمانی
- فرهنگ سازمانی
- فرایندها و رویه‌ها
- منابع انسانی
- فناوری و سیستم اطلاعاتی
- مدیریت مالی
- میدیریت ریسک
مراحل عارضه یابی سازمانی
به کار بردن این مهارت برای کسب‌و‌کار‌ها و سازمان‌ها در زمینه‌های متفاوت با میزان چالش‌های مختلف، لازم و ضروری است. هر چقدر کار و یا موضوعی که با آن سر و کار دارید ساده یا پیچیده باشد، با داشتن یک رویکرد منسجم و سامان‌دهی شده، می‌توانید با روش‌های نوین و ایده آل‌تری به حل مسائل بپردازید. در ادامه مراحل این فرایند را بیان خواهیم کرد.
انتخاب هدف
اولین قدم در انجام هر کاری، تعیین هدف و امکانات و محدودیت‌های موجود است. برای انتخاب هدف مناسب، اول باید تعیین کنید که چرا می‌خواهید سازمان خود را عارضه یابی کنید. سپس چالش‌ها و مشکلاتی که سازمان با آن مواجه است را شناسایی کرده و مشخص کنید که از انجام این فرایند چه نتایجی را انتظار دارید. همچنین مهم است که گستره‌ی انجام این عارضه یابی سازمانی را معلوم کنید؛ کل سازمان، یک تیم یا فرایند خاص و یا یک بخش خاص مد نظر است؟
تعیین مدل عارضه یابی سازمانی
مدل انتخاب شده باید متناسب با اهداف و محدوده کاری شما باشد. یک مدل می‌تواند چارچوبی برای تفسیر و سازماندهی داده‌های جمعآوری شده در اختیار شما قرار دهد و معیار‌هایی برای بررسی عملکرد سازمان در قسمت‌های مختلف فراهم کند؛ که در نتیجه به تشخیص حوزه‌هایی که به بهبود نیاز دارند کمک خواهد کرد.
جمع آوری و تحلیل داده‌ها
مرحله سوم از عارضه یابی سازمانی، گردآوری و ارزیابی داده‌ها است که یک دید جامع نسبت به واقعیت حال حاضر سازمان ارائه می‌کند. برای جمع آوری داده‌ها میتوان از روش‌ها و منابع مختلف مثل مصاحبه، نظرسنجی و تهیه‌ی پرسشنامه، گزارشها، اسناد و … استفاده کرد. داده‌ها باید معتبر و قابل اعتماد باشند و با استفاده از تکنیک‌های مناسب، تجزیه و تحلیل شوند؛ همچنین دارای روابط علت و معلولی با معیار‌های مدل عارضه یابی باشند.
تهیه گزارش و ارسال آن به افراد مرتبط
در این مرحله باید گزارشی مختصر و واضح از تحلیل‌ها و یافته‌های خود به افراد ذینفع ابلاغ کنید که شامل موارد زیر باشد:
- هدف
- محدوده عارضه یابی
- مدل‌های استفاده شده
- تکنیک‌های جمع آوری و تحلیل داده‌ها
- نتایج
- راهکارها
برای این کار می‌توانید از ابزاری مانند نمودار، چارت، گراف و … بهره بگیرید. دقت داشته باشید که در این مرحله، باید شکاف میان عملکرد واقعی و عملکرد مطلوب، نقاط ضعف و قوت وعلت مشکلات موجود به طور واضح بیان شود و راهکارها واقع بینانه و عملی باشند.
طراحی و اجرای طرح‌ها
در مرحله پنجم از فرایند عارضه یابی سازمانی، طراحی طرح‌ها باید متناسب با مراحل قبل و نتایج بدست آمده باشند و نیازهای سازمان در راستای تحقق اهداف را برطرف کند. این طرح‌ها، مجموعه‌ای از اقدامات برنامه‌ریزی‌شده هستند که هدف آن‌ها ارتقا عملکرد و افزایش اثربخشی در سازمان می‌باشد.
این طرح‌ها در سطوح مختلف فردی، تیمی و سازمانی به اجرا درمی‌آیند و می‌توانند شامل روش‌هایی نظیر آموزش، راهنمایی، تیم سازی، تدوین استراتژی، تغییر فرهنگ و … باشند. علاوه براین، طرح‌های منتخب باید با نتایج حاصل از عارضه‌یابی، وضعیت سازمانی و فرهنگ آن هماهنگ باشند و اهداف و نتایج آن‌ها باید واضح و قابل اندازه‌گیری باشد.
ارزیابی و نظارت بر نتایج
طرح‌های ارائه شده ، در این مرحله مورد ارزیابی قرار می‌گیرند و در نهایت میزان اثر بخشی آن‌ها در رفع مشکلات و هدایت سازمان به سمت اهداف مشخص می‌شود. به علاوه، در این مرحله از عارضه یابی سازمانی، باید از افراد مرتبط بازخورد گرفت و موارد زیر تشخیص داده شوند:
- چالش‌ها و فرصت‌های موجود در طرح
- درس‌های حاصل از تجربه
- نقاط قوت و ضعف طرح
- موارد بهینه‌سازی‌شده و شیوه‌های کارآمد
- میزان پیشرفت پروژه
- پایداری و استحکام طرح
مدل‌های عارضه یابی سازمانی
مدل‌های عارضه یابی موثری که تا کنون طراحی شده‌اند، بسته به علت و نحوه استفاده، می‌توانند به طرز قابل‌توجهی مفید واقع شوند و به بهبود عملکرد سازمان‌ها کمک نمایند.
در ادامه، به معرفی روش‌های عارضه یابی سازمانی خواهیم پرداخت.
مدل تحلیل میدان نیرو
در سال 1951، کرت لوین این نمونه عارضه یابی سازمانی ساده را به منظور ارزیابی مشکلات سازمان‌های تجاری طراحی کرد. این مدل عمدتا به ارزیابی دو نیروی اصلی نیروهای بازدارنده، که محدودیت‌های سازمان را نمایش می‌دهند و نیروهای محرک، که جنبه‌های مثبت سازمان را نمایان می‌کنند، می‌پردازد.
مدل لیویت (Leavitt)
در سال 1967، لیویت ابزار عارضه یابی ارائه داد که ویژگی‌های مختلف یک سازمان را مشخص می‌کرد که صفر کردن مشخصه های سازمانی به جای نیروی انسانی سازمان، از اصول اساسی این مدل است. هرگونه تغییر در ویژگی‌ها و مشخصه‌های سازمانی، تأثیری زنجیره‌ای بر سایر بخش‌ها خواهد داشت.
مدل تحلیل سیستمی لیکرت (Likert)
این مدل به ویژگی‌هایی مانند انگیزش، ارتباط، تصمیم گیری، عملکرد و … توجه می‌کند. لیکرت برای بررسی و پوشش این ویژگی‌ها، 4 سیستم مدیریتی را معرفی کرده است. همچنین برای ارزیابی این ویژگی‌ها، یک پرسشنامه نظرسنجی نیز فراهم است.
مدل شش وجهی ویس بورد (Weisbord)
این مدل با طرح پرسش‌هایی نظیر “وضعیت کنونی چیست؟” و “چه چیزی باید در آینده تحقق یابد؟” بر مسائل داخلی سازمان تمرکز دارد. شش مقوله اصلی این مدل عبارتند از:
- اهداف
- ساختارها
- روابط
- پاداش‌ها
- رهبری
- مکانیسم‌های مؤثر
مدل تواففقی برای تحلیل سازمان (Nadler-Tushman)
بر اساس این مدل، تغییر اجتناب ناپذیر و رفتار و منش انسان‌ها بر سازمان‌ها تاثیرگذار است. بنابراین، وضعیت اجتماعی سازمان‌ها در مدل عارضه یابی سازمانی توافقی مهم است.
مدل مکنزی (Mckinsey 7s)
این مدل در سال‌های 1981 تا 1982 توسط مشاوران شرکت مک‌کنزی طراحی شد.
برای این مدل، هفت متغیر اصلی سازمانی در نظر گرفته می‌شود:
- سبک فعالیت‌ها
- کارکنان
- سیستم‌های سازمانی
- استراتژی‌ها
- ساختار
- مهارت‌ها
- ارزش‌های مشترک
این متغیرها به طور متقابل به یکدیگر وابسته هستند، به‌طوری که هرگونه تغییر در یکی از آن‌ها به سایر متغیرها منتقل و موجب تغییر در آن‌ها نیز می‌شود.
نتیجه گیری:
عارضه یابی سازمانی ابزاری سیستماتیک و جامع است که با بهره‌گیری از چک‌لیست‌های تخصصی، به مدیران امکان می‌دهد تا نقاط ضعف و قوت سازمان را شناسایی و برای بهبود عملکرد برنامه‌ریزی کنند. این فرآیند شامل مراحلی مانند تعیین هدف، انتخاب مدل مناسب، جمعآوری و تحلیل داده‌ها، تهیه گزارش، طراحی طرح‌های بهبود و ارزیابی نتایج است. استفاده از مدل‌های متنوعی همچون مدل میدان نیرو، مدل مکنزی و مدل شش‌وجهی ویس‌بورد، چارچوبی برای ارزیابی جنبه‌های مختلف سازمان فراهم می‌کند. این رویکرد به سازمان‌ها کمک می‌کند تا با تحلیل سیستماتیک مشکلات، فرصت‌ها را شناسایی کرده و اقدامات بهینه‌ای را در جهت تحقق اهداف انجام دهند. اجرای مستمر عارضه‌یابی تضمین‌کننده پایداری، رشد و اثربخشی در محیط‌های متغیر است و مسیر موفقیت سازمانی را هموار می‌سازد.
سوالات متداول
عارضه یابی سازمانی چیست؟
عارضه‌یابی سازمانی، فرآیندی سیستماتیک برای شناسایی نقاط قوت و ضعف سازمان و ارائه راهکارهای بهبود است.
چرا عارضه یابی برای سازمان‌ها ضروری است؟
این فرآیند به سازمان‌ها کمک می‌کند تا با تحلیل مشکلات و فرصت‌ها، عملکرد خود را ارتقا دهند و به اهدافشان دست یابند.
چه مدل‌هایی در عارضه یابی سازمانی استفاده می‌شود؟
مدل‌هایی مانند میدان نیرو، مکنزی، ویس‌بورد و تحلیل سیستمی لیکرت برای ارزیابی جنبه‌های مختلف سازمان به کار می‌روند.
