تمام آنچه که باید از انبوردینگ بدانید

معرفی شرکت، اهداف و فرهنگ کاری جاری در آن و همچنین جایگاه و وظایف هر یک از کارکنان به افرادی که به‌تازگی در یک شرکت و مجموعه کاری استخدام می‌شوند، انبوردینگ نام دارد. آنبوردینگ کارکنان به آن‌ها در همسوشدن راحت‌تر و سریع‌تر با محیط کاری جدید کمک کرده و روند پذیرش سازمانی را برای آن‌ها لذت‌بخش و بدون استرس می‌کند. این کار، به انتقال احساس آرامش و راحتی برای پذیرش موقعیت شغلی توسط کارمندان جدید منجر می‌شود که با مزیت‌های فراوان به‌ویژه حفظ کارکنان در طولانی‌مدت همراه است. برای دستیابی به پاسخ این سوال که انبوردینگ چیست و چه دستورالعمل‌ها و فرآیندهایی را شامل می‌شود، با ادامه مطلب همراه شوید.

انبوردینگ چیست؟

آنبوردینگ درواقع به فرآیندی گفته می‌شود که طی آن یک فرد تازه‌وارد به سازمان و شرکت معرفی می‌شود تا بتواند موقعیت شغلی، وظایف، همکاران و به‌طور کلی اهداف مجموعه را راحت‌تر درک کند. پروسه اجرای آنبوردینگ تا زمانی ادامه می‌یابد که فرد تازه استخدام شده بتواند به‌طور مستقل و آگاهانه وظایف کاریش را انجام دهد. البته لازم به ذکر است که درکنار انجام کارها بدون نیاز به همکاری دیگر اعضا، باید به خروجی بهینه نیز رسیده باشد؛ به این معنی که تا زمان رسیدن به خروجی مناسب و موثر روند انبوردینگ ادامه خواهد داشت. بر این اساس، کارمندی که بتواند کارش را مستقل پیگیری کند و خروجی قابل قبولی ارائه کند، اصطلاحا آنبورد شده است.

در تدوین برنامه ی انبوردینگ کارکنان جدید باید به این موارد و اهداف توجه شود:

• کمک به دستیابی به احساس راحتی در محیط کاری جدید
• آشنایی کامل با مسئولیت‌ها و نقش‌هایش
• آشنایی با دیگر همکاران و هم‌تیمی‌ها
• آموزش پروتکل‌ها، سیاست‌ها و اهداف شرکت

اهمیت فرآیند آنبوردینگ

همان‌طور که اشاره شد، قرار است با انبوردینگ یا همسو سازی، به کارمند جدید برای یادگیری کامل وظایف کاری و رسیدن به حداکثر بهره‌وری کمک شود. شاید برخی از مجموعه‌ها و سازمان‌ها بر این اعتقاد باشند که فرد تازه استخدام شده باید خودش جستجوگر باشد و همه کارها را یاد بگیرد؛ اما این یک باور غلط است. این پروسه به‌تنهایی حداقل 5 ماه زمان می‌برد؛ درحالی که با اهمیت دادن به دستور العمل آنبوردینگ این بازه زمانی به یک ماه تقلیل می‌یابد. اهمیت فرآیند آنبوردینگ به این دلیل است که شما نیروی تازه استخدام شده را در زمان کم و با سرعت بیشتر به مرحله حداکثر بهره‌وری و تاثیر می‌رسانید.

مزایای آنبوردینگ کارکنان

پیاده‌سازی چک لیست آنبوردینگ، با مزایای بسیار زیادی همراه است که نباید با سهل‌انگاری و عدم توجه به آن، از این مزیت‌ها بی‌نصیب بمانید. برخی از اصلی‌ترین مزایای آنبوردینگ کارکنان به شرح زیر است:

• افزایش بهره‌وری: کوتاه کردن منحنی یادگیری و افزایش بهره‌وری با انبوردینگ غیرقابل انکار است. به این شکل، کارمند جدید می‌تواند کار با سیستم‌های شرکت و انجام وظایفش را یاد بگیرد.
• تسهیل روند مطابقت با فرآیندها و اهداف: پذیرش سازمانی به کارمند تازه‌وارد در درک روش‌ها، اهداف و خط‌ مشی‌های شرکت کمک می‌کند.
• بهبود ارتباطات: معرفی فرد جدید به مدیران و همکاران در تسهیل ارتباطات بین آن‌ها موثر است و روحیه کارکنان را تقویت می‌کند.
• ایجاد رضایت شغلی و حفظ کارمندان: استقبال گرم و کمک به پذیرش سمت جدید باعث ایجاد رضایت شغلی در فرد تازه استخدامی و افزایش احتمال تعهد سازمانی آن در شرکت می‌شود.
• کاهش هزینه ها :  به این دلیل که هر چه زودتر متوجه این موضوع شوید که فرد تازه‌وارد برای سمت شغلی موردنظر مناسب است یا خیر. به این شکل حقوق کمتری بابت شخص نامناسب پرداخت خواهید کرد و سپس به‌دنبال استخدام نیروی جدید خواهید بود.

انبوردینگ در منابع انسانی

حالا که با پاسخ سوال انبوردینگ یعنی چی و چه ضرورتی دارد، آشنا شدید، بهتر است نقش و جایگاه آن در منابع انسانی را نیز بدانید. انبوردینگ در منابع انسانی به‌عنوان شکلی از جامعه‌پذیری سازمانی معرفی شده است که طی آن یک کارمند جدید به سازمان معرفی می‌شود. این کار به آن‌ها کمک می‌کند تا به‌طور یکپارچه و همسو، با دیگر بخش‌های شرکت ادغام شوند. فرآیند آنبوردینگ در منابع انسانی شامل فعالیت‌های متنوع و بی‌شماری است که از ارائه پیشنهادات شغلی تا تیم‌سازی و آموزش تیم را دربرمی‌گیرد. بر این اساس و با توجه به نوع و سطح فعالیت‌ها، اجرای    آنبوردینگ می‌تواند از چند هفته تا یکسال زمان ببرد؛ اما به‌طور معمول یک تا چند ماه برای این روند کافی است. نتایج موردانتظار از تکمیل روند انبوردینگ در منابع انسانی شامل ایجاد حس عمیق اعتمادبه‌نفس و شایستگی در کارمند جدید است.

انواع استراتژی انبوردینگ یا همسو سازی

نوبت آن رسیده است که به سوال انواع استراتژی انبوردینگ چیست، پاسخ دهیم. به‌طور کلی، چگونگی آنبوردینگ را می‌توان با تدوین استراتژی مشخص برای آن تعریف کرد که شامل پروسه‌های زیر می‌شود:

آنبوردینگ متمرکز

در این نوع از استراتژی انبوردینگ یا هسمو سازی، واحد منابع انسانی شرکت و سازمان، وظیفه انجام تمام مراحل پیش‌بردینگ تا آنبوردینگ را برعهده دارد. این واحد باید کار خود را تا مرحله یادگیری و بهره‌وری مناسب نیروی جدید انجام دهد.

آنبوردینگ غیرمتمرکز

 در این نوع استراتژی، واحد منابع انسانی شرکت و سازمان در نقش مربی و پشتیبان برای مدیران و کارکنان عمل می‌کند؛ در این صورت مدیر هر بخش از سازمان مسئولیت اجرای آنبوردینگ را برعهده دارد.

بدون آنبوردینگ

تصمیم برای آنبوردینگ و آفبوردینک می‌تواند در نحوه و زمان لازم برای پذیرش سازمانی تفاوت زیادی ایجاد کند. برخی از سازمان‌ها و شرکت‌ها این دیدگاه را دارند که فرد تازه‌وارد نیازی به آنبوردینگ ندارد و خودش باید کارهای محوله را فراگیرد و با محیط همسو شود.

چک لیست آنبوردینگ

دستور العمل آنبوردینگ را می‌توان با تدوین یک چک لیست کامل و دقیق برای معرفی سازمان به نیروی تازه استخدامی، مشخص کرد. توصیه می‌شود تدوین برنامه ی انبوردینگ را با ایجاد مراحل متعدد و درنظرگرفتن نیازها و سیاست‌های سازمان و شرکت تنظیم کنید، به این شکل:

مرحله قبل از شروع کار

در مرحله قبل از شروع کار، چگونگی آنبوردینگ را با این فعالیت‌ها درنظر بگیرید:

• با بررسی دقیق مدارک استخدام مطمئن شوید که تمام مدارک به‌ویژه قرارداد کاری تکمیل و انجام شده است.
• محل کار فرد جدید را آماده کنید و وسایل و تجهیزات لازم را در دسترس او قرار دهید.
• یک پیام خوش‌آمدگویی از طریق ایمیل ارسال کنید. بهتر است در بخشی از این ایمیل به برنامه کاری روز اول اشاره شود.
• جلسات آموزشی هدفمند را برای معرفی نقش و مسئولیت‌ها برنامه‌ریزی کنید.

دستور العمل آنبوردینگ در روز اول

در روز اول حضور کارمند جدید در شرکت و سازمان این مراحل را برای انبوردینگ دنبال کنید:

• با نمایش کل شرکت و سازمان، فضای کاری و امکانات و تجهیزات را به او معرفی کنید.
• جلسات معارفه با اعضای مدیریت و همکاران کلیدی ترتیب دهید.
• در یک جلسه خوش‌آمدگویی به معرفی اهداف، ارزش‌ها و فرهنگ سازمانی بپردازید.
• از دسترسی کارمند جدید به ابزارها و وسایل موردنیاز و همچنین سیستم‌های ضروری مطمئن شوید.

اجرای انبوردینگ در هفته اول

تدوین برنامه ی انبوردینگ در هفته اول کاری کارمند جدید باید شامل این موارد باشد:

• برنامه کاری او را با معرفی وظایف، مسئولیت‌ها، انتظارات و پروژه‌ها شرح دهید.
• جلسات آموزشی تخصصی را برای تقویت و ارتقا مهارت‌های او در جهت پیشبرد کارهای مرتبط با شغلش برگزار کنید.
• در جلسات تیمی به فرد تازه‌وارد در درک بهتر پروژه‌ها و فرآیندها کمک کنید.
• بازخوردهای اولیه را بررسی کنید و از نظرات دیگر اعضای تیم و کارمندان درباره پروسه انبوردینگ فرد موردنظر استفاده کنید.

نکات مهم در تدوین برنامه ی انبوردینگ

حالا که به‌طور کامل پاسخ سوال انبوردینگ یعنی چی را درک کردید، بهتر است برای سهولت و تسریع در روند آنبوردینگ کارکنان جدید این نکات را نیز درنظر بگیرید:

• برنامه و استراتژی مشخصی برای انبوردینگ یا همسو سازی داشته باشید و اهداف کلی و جزئی را تعیین کنید. این کار به شما در سنجش کارایی و بهره‌وری نیروی جدید کمک می‌کند و نرخ خروج کارکنان را به‌طور چشم‌گیری کاهش می‌دهد.
• تجربه هر استخدام جدید را با توجه به فاکتورهایی مانند سمت شغلی، میزان تخصصی بودن کارها و روحیه کلی فرد موردنظر، شخصی‌سازی کنید. به‌عنوان مثال هدیه‌ای که برای خوش‌آمدگویی به یک نویسنده می‌دهید باید متفاوت از یک طراح گرافیک باشد.
• از تکنولوژی آنبوردینگ با یک پورتال تحت وب بهره ببرید. برای این کار می‌توانید از نرم‌افزاهای مختلف با توجه به نیازهای سازمانی استفاده کنید.

سخن پایانی

در این مطلب به بررسی کامل پاسخ سوال انبوردینگ یعنی چی، پرداختیم. به‌طور کلی آنبوردینگ به افراد تازه استخدامی کمک می‌کند تا با محل کار و فضای کلی آن، اهداف و سیاست‌های شرکت یا سازمان و همچنین نقش و وظایفشان آشنا شوند. چگونگی آنبوردینگ با توجه به اهداف مجموعه و استراتژی‌های منتخب، متفاوت است. با توجه به اهمیت انبوردینگ کارکنان در پذیرش شرکت و سازمان و دستیابی به حداکثر بهره‌وری آن‌ها در زمانی کوتاه، در این مطلب تمام آن چیزی که باید از انبوردینگ بدانید، را بررسی کردیم. چنانچه که برای سازمان خود به آنبورد نیاز دارید می توانید به محصول رفاهیات مراجعه فرمایید.