نگهداشت نیروی انسانی

نگهداشت نیروی انسانی، حفظ پرسنل مولد و بااستعداد و کاهش گردش مالی از طریق ایجاد فضای کاری مثبت برای ارتقای تعامل، هدف اصلی منابع انسانی سازمان‌هاست؛ که شامل قدردانی از کارکنان، ارائه حقوق و مزایا رقابتی و تشویق تعادل بین کار و زندگی است. در هر سازمانی برخی افراد به عنوان نیروی انسانی در زمینه‌های به خصوصی فعالیت دارند که نگه داشتن آن‌ها می‌تواند بسته به شرایط، از اهمیت ویژه‌ای برخوردار باشد؛ اما یکی از مسائلی که در این حوزه مطرح خواهد بود، نحوه پایبند کردن این افراد به یک سازمان است! در واقع اینکه افراد متخصص را برای مدت طولانی در یک ارگان نگه‌ داریم، به سوال اساسی در بحث نیروی انسانی تبدیل می‌شود.

نگهداشت نیروی انسانی چیست؟

نگهداشت نیروی انسانی با به عبارتی Employee retention، مربوط به فراهم‌آوری شرایط مطلوب برای بهبود کیفیت زندگی کارکنان یک سازمان یا شرکت است تا امکانات لازم برای نگهداری و حفظ کارکنان فراهم آورده شود. جابجایی کارکنان و از دست دادن استعدادهای سازمانی در یک دوره زمانی، مسئله مهمی برای اکثر سازمان‌هاست. در نتیجه حفظ کارکنان اولویت بالایی برای سازمان‌های پیشرو و تیم‌های منابع انسانی پیدا کرده است.

نگهداری کارکنان به معنای توانایی یک شرکت یا سازمان برای جلب رضایت نیروی انسانی بوده که باعث تقاضای بالا برای کار در آن بستر خواهد شد. این موضوع سبب تعریف استراتژی‌ها و نکات به خصوص در راستای بهبود عملکرد سازمان‌ها شده است. از طرفی دلایل بسیار دیگری برای نگهداشت نیروی انسانی در یک سازمان مورد بحث قرار می‌گیرد که هر یک از جنبه به خصوصی در این جریان سبب تعریف مزیت می‌شوند‌.

در یک تعریف جامع، می‌توان چنین گفت که سازمان‌ها برای پیشرفت خود، نیاز دارند بهترین کارمندان خود را در کنار خود نگه دارند. در نتیجه حفظ کارکنان به استراتژی‌هایی اشاره دارد که یک سازمان برای کاهش خطرات جابجایی کارکنان و فرآیندهایی که برای حفظ استعداد حیاتی خود به کار می‌گیرد، تعریف می‌کند که روی کیفیت کاری و امنیت شغلی این افراد تاثیرگذار خواهد بود.

دلایل اهمیت نگهداشت کارکنان

فاکتورهای مختلفی را می‌توان مورد بررسی قرار داد که هر یک به نحوی سبب شده تا بحث حفظ کارکنان مورد توجه سازمان‌های مختلف قرار گیرد. در واقع صرف نظر از شرایط اقتصادی که در ابتدای این محتوا مطرح شد، حفظ کارکنان برای موفقیت سازمان هم بسیار مهم است. این روند می‌تواند در هزینه‌ها صرفه جویی کند، روابط را تقویت کند، به عملکرد بهتر اعضای تیم منجر شود، درآمد بیشتری ایجاد کند و شرکت را به طور کلی به مکانی امن برای کارکنان آن تبدیل کند.

در واقع باید این نکته را در نظر داشت که در یک بازار کار رقابتی، مسئله‌ای که برای انواع کسب‌ و کارها اهمیت دارد این است که دلیل از دست دادن کارکنان یا حتی ماندگاری برخی دیگر را بدانند؛ این موضوع نه تنها برای کسب درآمد، بلکه برای حفظ متخصص‌های ماهر و مدیریت و بهبود رفاه کارکنان، اهمیت پیدا می‌کند. همگی مواردی که گفته شد، از استراتژی‌هایی هستند که لازم است توسط یک سازمان مورد بررسی قرار گیرند.

به کارگیری استراتژی‌های مربوط به حفظ کارکنان در سازمان، گردش مالی کلی، در کنار هزینه‌های بالای مربوط به جایگزینی کارکنان از دست رفته را کاهش می‌دهد. در نتیجه کارفرمایانی که از قدرت و توانایی تشخیص نشانه‌های ظریف از دست دادن کارمند را دارند، شانس بیشتری برای شناسایی راه‌هایی برای حفظ کارکنان هدف خود خواهند داشت.

در چه مواقع نیاز به حفظ نیروی انسانی مطرح می‌شود؟

دلایل مختلفی را می‌توان به عنوان عوامل از دست دادن نیروی انسانی بااستعداد و توانا مورد بررسی قرار داد. در واقع همیشه ترک شغل افراد به دلیل اخراج نیست؛ بلکه در بسیاری از موارد، خود سازمان عاملی برای از دست دادن کارکنان به شمار می‌رود.

انتخاب شغل دیگر، برخورداری از پیشنهادات کاری بهتر، عدم رضایت از محیط کار فعلی، عدم توسعه شغلی، نبود تعادل بین کار و زندگی، رفتار نامناسب مدیر، برخورداری از شغلی خطرناک، غرامت و مزایای نامناسب و موارد بسیار دیگری از این دست، همگی نمونه‌هایی از دلایل از دست دادن نیروی انسانی هستند که باید کنترل شوند.

این دسته از فاکتورها چالش‌های بسیاری برای سازمان‌ها تعریف می‌کنند. این چالش‌ها خود می‌توانند تمرکز را از اهداف کاری دور کرده و به نگهداری کارکنان سوق دهند. از این رو نیاز به جلوگیری از تعریف چنین چالش‌هایی مطرح خواهد بود. به همین خاطر گفته می‌شود که درک اینکه چرا کارمندان یک شرکت را ترک می‌کنند برای جلوگیری از نرخ جابجایی بالا، بسیار مهم است. در این صورت با شناخت الگوهای نارضایتی کارکنان، می‌توان به طور فعال تغییراتی ایجاد کرد که تأثیر مثبتی در حفظ این افراد داشته باشد.

نحوه نگهداری نیروی انسانی

به منظور داشتن محیط کاری امن، سازمان‌ها می‌توانند پارامترهایی را لحاظ کنند که با ارتقا سطح کیفیت رفاهی کارکنان، احتمال از دست دادن آن‌ها را کاهش می‌دهد. به همین سبب در ادامه نحوه نگهداری نیروی انسانی به واسطه رعایت برخی نکات، مورد بررسی قرار گرفته شده است:

1. تمرکز روی استخدام افراد مناسب

در هر موردی، گام‌های اولیه می‌تواند مسیر موفقیت یا شکست‌های پیشرو را تعیین کند! از این رو استخدام کارکنان هم به عنوان گام اولیه، در میان اولویت‌های استراتژی حفظ کارکنان در سازمان قرار می‌گیرد. انتخاب نامزد مناسب برای یک موقعیت شغلی، در روند نگهداشت نیروی انسانی بسیار مهم است. طبیعتا اگر فردی برای نقش خود مناسب نباشد، بدون توجه به سایر استراتژی‌های حفظ که در آینده ممکن است مورد استفاده قرار گیرد، به احتمال زیاد شرکت را ترک می‌کند.

به همین خاطر نیاز به شفاف‌سازی مطرح خواهد بود. در این مسیر با ایجاد شرح شغلی که به وضوح صلاحیت‌ها، مهارت‌ها و تجربیات مورد انتظار برای موقعیت را بیان کند و همچنین محیط و فرهنگ محل کار شما را توصیف نماید، می‌توان اطلاعات دقیقی نسبت به انتظارات را به داوطلبان داده و از طرفی شرایط فعلی سازمان را به طور کامل مطرح کند. با ایجاد یک تصویر واضح از اینکه کار در سازمان چگونه به نظر می‌رسد و چه چالش‌هایی در مسیر کاری مطرح خواهد بود، به احتمال زیاد کاندیداهایی جذب می‌شوند که مناسب هستند و با آگاهی به همکاری با سازمان می‌پردازند.

2. تعریف حقوق و مزایای رقابتی

قطعا یکی از اصلی‌ترین فاکتورهایی که سبب کاریابی افراد می‌شود، بحث حقوق و مزایا بوده که با تعریف حقوق و مزایای رقابتی، می‌توان نیروهای متخصصی را که گزینه‌های بهتری برای کار هستند، به سازمان جذب کرد از طرفی این مسئله همواره مطرح بوده که کارمندان زمانی که احساس می‌کنند مناسب با میزان کاری که می‌کنند، حقوق دریافت نمی‌کنند، سراغ گزینه‌های کاری دیگری می‌روند.

مزایای کارکنان اغلب به افزایش تعادل بین کار و زندگی و سلامت شخصی مربوط می‌شود، که می‌تواند به کارکنان کمک کند تا انگیزه بیشتری برای کار و وفاداری به سازمان داشته باشند. انعطاف پذیر در پرداخت، تعریف وعده‌های غذایی با حقوق، بیمه، حساب‌های بازنشستگی، کمک هزینه تلفن همراه و عضویت در باشگاه، نمونه‌هایی از مواردی هستند که برای تعریف حقوق و مزایا مورد بررسی قرار می‌گیرند.

3. رفتار محترمانه

نکته‌ای که تمامی مدیران باید در نظر داشته باشند، داشتن رفتاری محترمانه بوده که کارمندان را نترساند. امروزه حاکمیت گفتمان و برقراری روابط دوستانه، در روند حل مسئله و برطرف کردن مشکلات، موثرتر از هر شیوه دیگری است. از طرفی حصول اطمینان از اینکه کارکنان با یکدیگر با همدلی و تفاهم رفتار می‌کنند، باعث ایجاد یک محیط مثبت و امن می‌شود که نه تنها باعث افزایش حس رضایت کارکنان از شغل خود می‌شود، بلکه ممکن است در بهبود نتایج کسب و کار و عملکرد بهتر کارکنان موثرتر واقع شود.

یک محیط کاری محترمانه و ایجاد لحن مثبت برای یک محیط کاری حرفه‌ای کمک کننده خواهد بود و از طرفی کارکنان را تشویق می‌کند تا بدون ترس از قضاوت شدن، بیشتر صحبت کنند و ایده‌های خود را به اشتراک بگذارند.

به همین خاطر گفته می‌شود که رهبران تیم باید کارمندان را تشویق کنند تا مهارت‌های یکدیگر را بشناسند و برای آن‌ها ارزش قائل شوند و نسبت به تفاوت‌ها احترام بگذارند.

4. شفافیت در بیان انتظارات کاری

ابهامات نه تنها می‌توانند سبب سردرگمی افراد نسبت به نحوه کار در یک محیط شوند، بلکه مشکلات متنوعی را از نظر عملکردی برای یک شرکت به همراه می‌آورند. در واقع کارمندان نیاز دارند بدانند که چگونه به صورت حرفه‌ای کار کنند! وقتی آن‌ها وظایف خود را به طور کامل درک نکنند، روحیه خود را نسبت به تداوم در کار از دست می‌دهند. در نتیجه لازم است به طور کامل و شفاف تمامی خواسته‌ها را برای کارکنان بازگو کرد و به خوبی شرح وظیفه نمود.

از طرفی کارمندان باید نسبت به اینکه چگونه کارشان بر اهداف تجاری تأثیر می‌گذارد، آگاهی پیدا کنند؛ به این واسطه اهمیت مشارکت‌های خود را در شرکت درک خواهند کرد. در نتیجه می‌توان گفت تعیین اهداف و مقاصد واضح و گفتگوی منظم در مورد پیشرفت به سمت اهداف، به کارکنان انگیزه می‌دهد، انتظارات روشنی برای آن‌ها تعریف می‌کند و به آن‌ها کمک می‌کند تا نقش خود را بهتر درک کنند.

5. کسب اطلاعات دقیق نسبت به دلایل ترک کارکنان

سازمان‌ها و شرکت‌های مختلف ممکن است به دلایل متفاوتی کارمندان خود را از دست بدهند. دریافت دلایل چنین موضوعی می‌تواند به طور جدی در جلوگیری از بروز دوباره آن موثر واقع شود. به همین سبب مصاحبه‌های خروج باید جدی گرفته شود‌. چرا که این نوع گفتمان به شرکت‌ کمک می‌کند تا مکالمات شفافی با افراد در مورد علت ترک آن‌ها داشته باشد. در این صورت می‌توان پس از شناخت دلایل، برای برطرف کردن آن‌ها و در نتیجه جلوگیری از خروج دیگر نیروها اقدام نمود.

از طرفی نشان دادن مهربانی به کارمندانی که در حال ترک شرکت هستند، به آن‌ها نشان می‌دهید که می‌توانند استخدام آسانی در آینده در صورت تصمیم به بازگشت، داشته باشند. در هر صورت دلایل ماندن کارمندان در یک موقعیت کاری با دیگر کارمندان متفاوت است، اما اشتراکات زیادی هم وجود دارد. این اشتراکات شامل رفتار با احترام، حقوق منصفانه، احساس اعتماد و قدرت، امنیت شغلی و توانایی استفاده از مهارت‌های خود برای انجام بهترین کار است.

مزایای حفظ کارکنان در سازمان

نگهداشت نیروی انسانی و جلوگیری از ترک کارمندان، می‌تواند مزایای متنوعی را برای شرکت‌ها و سازمان‌ها به همراه آورد‌. توجه داشته باشید که حفظ نیروی انسانی در سازمان به کسب موفقیت‌های بیشتر و سرعت بخشی در روند موفقیت، کمک خواهد کرد‌. به گونه‌ای که تمرکز را بیشتر در حوزه کاری تعریف می‌کند و از اتلاف وقت برای استخدام نیروهای جدید جلوگیری می‌نماید. در ادامه برخی از اصلی‌ترین مزیت‌های نگهداشت کارکنان مطرح شده است:

• کاهش هزینه‌ها
• افزایش درآمد
• فرهنگ شرکتی قوی‌تر
• بهبود رضایت و تجربه کارکنان
• تجربه مشتری بهتر
• حفظ و نگهداری کارمندان باتجربه‌تر
• بهبود روحیه کارکنان
• افزایش بهره‌وری
• استخدام و آموزش کارآمدتر

با توجه به اینکه کسب‌وکارها برای جذب استعدادهای برتر، بایکدیگر رقابت می‌کنند، حفظ کارمندان متخصص و حرفه‌ای اهمیت بسیاری پیدا می‌کند. توانایی حفظ کارکنان به دلایل بسیاری که شامل مزیت‌های مطرح شده می‌شود، در سطح جهانی مهم است.

در هر صورت امروزه نگهداشت نیروی انسانی، به یکی از چالش‌های درگیر کننده برای سازمان‌ها تبدیل شده که به واسطه شناسایی هشدارها و اقدام برای رفع خطر، می‌تواند تحت کنترل قرار گیرد. از این رو اگر شما هم در این زمینه به مشکل برخورد کردید، می‌توانید با در نظر داشتن آنچه که تا اینجا نسبت به نکات و نحوه نگهداری نیروی انسانی گفته شد، شرایط بهتری را برای شرکت خود تعریف کرده و با ایجاد بهترین امکانات کاری و رفاهی، سطح رضایت کارکنان را ارتقاء دهید. در این حالت احتمال از دست دادن نیروی انسانی کاهش یافته و در نتیجه امکان بهینه‌سازی بیشتر فراهم آورده می‌شود.