بودجه بندی منابع انسانی

واحد منابع انسانی از اصلی‌ترین بخش‌های هر سازمانی است که نقش مهمی در بودجه‌بندی‌های مالی دارد. هزینه های منابع انسانی به‌قدری متنوع و درعین حال موثر است که مدیران این بخش باید با نحوه تدوین بودجه و برنامه‌ریزی مصرف آن آشنا باشند. در بودجه بندی منابع انسانی باید فاکتورهای مهمی مانند مدیریت و بهبود عملکرد، آموزش‌ها، حقوق و پاداش و … درنظر گرفته شود. از آنجایی که هزینه‌های واحد انسانی شرکت‌ها و سازمان‌ها بخش قابل توجهی از بودجه را دربرمی‌گیرد، در ادامه به بررسی انواع بودجه بندی منابع انسانی و فاکتورهای مهم در تعیین و مدیریت نیازهای مالی موردنیاز آن، می‌پردازیم.

بودجه منابع انسانی چیست؟

آن بخش از بودجه سازمان‌ها و شرکت‌ها که به‌طور خاص به فرآیندهای مرتبط با منابع انسانی تخصیص داده می‌شود، بودجه منابع انسانی نام دارد. همان‌طور که می‌دانید کارکنان یک کسب‌وکار از یک طرف مهم‌ترین دارایی مجموعه محسوب می‌شوند و از طرف دیگر حفظ و بهبود عملکرد آن‌ها نیاز به صرف هزینه‌های قابل‌توجهی دارد. بنابراین طبیعی است که باید برای مدیریت منابع انسانی، برنامه‌ریزی بودجه و نحوه تخصیص آن به‌منظور انجام امور مختلف را جدی بگیرید. لازم به ذکر است که این وظیفه مهم باید توسط مدیر این بخش و با درنظرگرفتن فاکتورهای مهم و الویت‌بندی شده انجام شود.

فاکتورهای مهم در تدوین بودجه منابع انسانی

برای بررسی نحوه بودجه بندی منابع انسانی باید در اولین قدم، آیتم‌های اصلی و فاکتورهای مهم را درنظر بگیرید. به این شکل می‌توانید بودجه تعیین شده را به‌صورت هدفمند و با پیگیری اولویت‌ها، صرف کنید. برخی از مهم‌ترین آیتم‌ها در تعیین هزینه های منابع انسانی که در اکثر سازمان‌ها و شرکت‌ها مشابه و یکسان است، شامل موارد زیر می‌شود:

هزینه های استعدادیابی و استخدام

برای جذب و استخدام نیروی انسانی به یکسری هزینه‌ها نیاز است که باید آن ها را در تدوین بودجه منابع انسانی درنظر بگیرید. این هزینه‌ها برای هر سازمانی با توجه به روش‌های جذب نیرو، تعداد نیروهای موردنیاز، لزوم استعدادیابی و حتی آموزش آن‌ها، متفاوت و متغیر خواهد بود. مدیر بخش منابع انسانی باید در زمان بودجه بندی تمام هزینه‌های مرتبط با جذب و استخدام کارکنان را نیز لحاظ کند، ازجمله:

• هزینه‌های پنل‌های کاریابی
• هزینه ATS
• هزینه‌های جذب های ریفرال
• هزینه‌های آنبردینگ
• و …

هزینه های آموزش و توسعه نیروی انسانی

از دیگر فاکتورهای مهم در بودجه بندی منابع انسانی باید به هزینه‌های مرتبط با آموزش کارکنان به‌منظور ارتقا و بهبود عملکرد آن‌ها اشاره کرد. هزینه‌های آموزش و توسعه کارکنان را می‌توان به 3 دسته کلی تقسیم کرد، ازجمله:

• هزینه‌های مرتبط با آموزش نیروهای جدید و تازه استخدام شده که می‌توان آن را جزو هزینه‌های آنبردینگ درنظر گرفت.
• هزینه‌های آموزش کارکنان که برای انجام آن باید به شهر یا کشور دیگری سفر کنند. شرکت در این دوره‌های تخصصی و آموزشی هزینه‌های قابل‌توجهی را ایجاد می‌کند.
• هزینه‌های آموزش کارکنان که دوره‌های آن در داخل شرکت برگزار می‌شود. البته مدرس دوره‌های آموزشی درون شرکتی می‌تواند یکی از پرسنل متخصص و یا مدرس خارج از شرکت باشد. 

هزینه های ارتقاء مهارت منابع انسانی

این هزینه‌ها در بودجه بندی بخش نیروی انسانی سازمان تاثیر زیادی دارد؛ چراکه منظور از ارتقا مهارت، به‌صورت فردی است و نه سازمانی. به این معنی که شرکت برای ارتقا مهارت‌ها و توانایی‌های تک تک اعضا و پرسنل خود، به‌صورت تخصصی و مجزا هزینه می‌کند. به همین دلیل ممکن است بودجه لازم برای هر فرد با فرد دیگر بنابر اولویت‌ها و نیازها متفاوت باشد.

 هزینه های غرامت و مزایا

به جرات می‌توان گفت که موثرترین فاکتور در تدوین بودجه منابع انسانی، هزینه‌های مرتبط با غرامت و جبران خدمات جامع است. این آیتم شامل هزینه‌هایی مانند بیمه تکمیلی، حقوق، بازنشستگی، مزایا، پاداش و … می‌شود. بودجه لازم برای تعیین این نوع هزینه‌ها به عواملی چون تعداد پرسنل و تخصص آن‌ها بستگی دارد.

هزینه های تنوع، برابری و شمول هزینه

آیتم دیگری که در بررسی هزینه های منابع انسانی باید درنظر گرفت شامل سه فاکتور مهم و درعین حال جزئی است. این موارد که هرکدام به هزینه‌های مشخصی با توجه به محیط کاری و شرایط کارکنان نیاز دارد، عبارت است از:

• تنوع؛ به هزینه‌های مربوط به استخدام کارکنان از ادیان، ملت‌ها و فرهنگ‌های مختلف در یک سازمان اشاره دارد.
• برابری؛ به بررسی هزینه‌های مرتبط با ایجاد شرایط منصفانه و برابر در یک سازمان و برای همه کارکنان می‌پردازد.
• شمول؛ این هزینه‌ها با ایجاد شرایط به‌منظور ارتقا و دیده شدن پرسنل، مرتبط است.

هزینه های روابط کارکنان و مدیریت استعداد

در نحوه بودجه بندی منابع انسانی و تعیین هزینه‌های موردنیاز برای این بخش از سازمان، نباید از هزینه‌های مدیریت استعداد و ایجاد روابط کاری مناسب بین کارکنان غافل شوید. روش‌هایی که برای پیاده‌سازی این اهداف نیاز دارید، به صرف هزینه نیاز دارد؛ به‌عنوان مثال باید به‌صورت دوره‌ای به کارمندان برتر و موثر در پیشرفت سازمان، جوایز و هدایای ارزشمند بدهید. هزینه‌های مدیریت استعداد نیز به اقداماتی اشاره دارد که طی آن مجبور هستید یک یا چند نیروی کار را به دلیل عملکرد ضعیف اخراج کنید و برای جابجایی نیروی جدید، هزینه‌هایی را صرف کنید. هزینه وکلای حقوقی، وکلای انسانی و جابجایی سمت‌ها و نیروها نیز در دسته این نوع از هزینه‌ها قرار می‌گیرد.

هزینه های رفاهی، بهداشت، ایمنی و امنیت

همان‌طور که می‌دانید توجه به سلامت کارکنان و همچنین ایجاد فضای کاری امن و ایمن، اهمیت زیادی در نحوه عملکرد کلی هر سازمان یا کسب‌وکاری دارد. رسیدن به اهدافی مانند تضمین سلامت کارکنان، مسائل ایمنی، مسائل رفاهی و به‌طور کلی بهبود فضای کار، شامل هزینه‌های قابل توجهی است که باید آن را در نحوه بودجه بندی منابع انسانی درنظر بگیرید.

هزینه های فناوری منابع انسانی

درکنار فاکتورهای مهم ذکر شده برای بودجه بندی منابع انسانی، نوبت به بررسی هزینه‌های مرتبط با استقرار فناوری ها در واحد منابع انسانی رسیده است. هزینه‌هایی مانند توسعه نرم افزارها و تامین لوازمی که فناوری‌های روز را در اختیار کارکنان قرار می‌دهد، در این دسته قرار می‌گیرد. لازم به ذکر است که هزینه‌های فناوری واحد انسانی به‌صورت دوره‌ای است و جزو هزینه‌های جاری محسوب نمی‌شود.

انواع بودجه بندی منابع انسانی

برای تعیین بودجه موردنیاز برای بخش نیروی انسانی سازمان‌ها، شرکت‌ها و به‌طور کلی کسب‌وکارها، مدل‌های مختلفی وجود دارد که باید در انتخاب آن، به فاکتورهایی مانند نوع کسب‌وکار، بزرگ یا کوچک بودن سازمان و تعداد پرسنل توجه شود. در بین انواع بودجه بندی منابع انسانی، دو مدل معروف و درعین حال کاربردی وجود دارد که شامل موارد زیر می‌شود:

Incremental HR budget

در این روش، شما براساس بودجه سال قبل می‌توانید بودجه موردنیاز برای سال جدید را تعیین کنید. به این معنی که اگر شرایط واحد انسانی، تعداد پرسنل و نیازهای این بخش از سازمان تغییری نداشته است، می‌توانید به‌طور تقریبی بودجه سال قبل را کمی کاهش یا افزایش دهید. این نوع از بودجه بندی بسیار ساده است؛ چراکه از اطلاعات و تجربیات سال قبل برای تعیین بودجه جدید استفاده می‌کنید و نیاز به انجام بررسی‌های پیچیده و جدید ندارید.

 Zero-based HR budget

در شرایطی که واحد انسانی و تعداد کارکنان سازمان یا شرکت با تغییرات اساسی در سال جدید روبه‌رو شده است، بدون شک نمی‌توانید از دیتای سال قبل برای تعیین بودجه جدید استفاده کنید. این شرایط باید با ارزیابی شرایط جدید، تعداد نیروهای موجود و نیروهایی که باید استخدام کنید و همچنین درنظرگرفتن تمام فاکتورهایی که پیش‌تر ذکر شده است، بودجه بندی را انجام دهید. در بین انواع بودجه بندی منابع انسانی، این مدل با پیچیدگی زیادی همراه است و به زمان بیشتر و مشورت با افراد متخصص نیاز دارد. راهکارهای هوشمند آراد می تواند در این زمینه به شما راهنمایی ها و مشاوره های لازم را دهد.

سخن پایانی

واحد منابع انسانی از مهم‌ترین و اصلی‌ترین بخش‌های هر سازمان و شرکتی است که عملکرد موثر آن‌ها نیاز به صرف هزینه‌های قابل توجهی دارد. از آنجایی که فعالیت این بخش از کسب‌وکارها با هزینه‌های متنوعی همراه است، باید اهمیت بودجه بندی منابع انسانی را جدی بگیرید. برای این کار فاکتورهای اصلی و آیتم‌های متعددی وجود دارد که می‌توانید با درنظر گرفتن آن‌ها، بودجه لازم برای فعالیت این بخش را تعیین کنید. با توجه به اهمیت این موضوع در پیشرفت و توسعه سازمان‌ها و شرکت‌ها، در این مطلب به بررسی تمام آن چیزی که باید از نحوه تعیین هزینه‌های واحد انسانی بدانید، پرداختیم.