ارزیابی عملکرد

یکی از سخت‌ترین و درعین حال مهم‌ترین حوزه‌های مربوط به مدیریت منابع انسانی، ارزیابی عملکرد هرکدام از کارکنان است. در صورتی که ارزیابی عملکرد کارکنان به‌صورت اصولی و دقیق انجام شود، با مزیت‌های بی‌شماری ازجمله ایجاد حس تعهد در کارکنان و افزایش بهره‌وری آن‌ها همراه خواهد بود. به‌طور کلی، ارزیابی عملکرد منابع انسانی شامل مجموعه اقداماتی است که به‌واسطه آن منابع انسانی یک سازمان و شرکت به‌صورت همه‌جانبه بررسی می‌شود. به این شکل، شناسایی نقاط ضعف و رفع آن‌ها و آگاهی از نقاط قوت و ارتقا آن‌ها برای هر سازمان و کسب‌وکاری امکان‌پذیر می‌شود. از آنجایی که عملکرد نیروی انسانی در موفقیت و شکست سازمان تاثیر زیادی دارد، در ادامه به بررسی تمام آن چیزی که باید از ارزشیابی عملکرد کارکنان بدانید، می‌پردازیم.

ارزیابی عملکرد کارکنان چیست؟

همان‌طور که اشاره شد، ارزیابی عملکرد منابع انسانی به اقداماتی گفته می‌شود که به‌واسطه آن‌ها قرار است منابع انسانی یک سازمان یا شرکت از هر نظر بررسی شود. نتایج بررسی عملکرد کارکنان ممکن است منجر به تصمیمات جدید، آموزش اعضای سازمان، تغییر در دستمزد و پاداش، نیاز به تامین منابع جدید و مانند اینها شود. در یک نگاه کلی، با استفاده از شاخص های آن برای کارکنان طی یک فرآیند منظم و رسمی، عملکرد هرکدام از کارمندان و میزان سهم آن‌ها در عملکرد کلی شرکت بررسی خواهد شد. به این شکل می‌توان با استفاده از معیارهای اصولی و شاخص‌های مهم، میزان بهره‌وری هرکدام از پرسنل و عملکرد موفق یا ناموفق آن‌ها را سنجید.

اهداف ارزیابی عملکرد

اصلی‌ترین اهداف ارزیابی عملکرد این است که کارکنان یک سازمان یا شرکت در مسیری قرار گیرند که در ارزیابی‌های بعدی شاهد نتایج بهتری از سهم آن‌ها در پیشرفت مجموعه کاری باشیم. برخی از اصلی‌ترین اهدافی که در پیاده‌سازی مدل های ارزیابی عملکرد دنبال می‌شود، به شرح زیر است:ظ

• تقویت و ترویج انواع فرهنگ سازمانی
• افزایش انگیزه کارکنان برای رسیدن به عملکرد بهتر و موثرتر
• ارتقاء کارکنان ازنظر رفتارهای فردی مناسب در سازمان
• ارائه آموزش‌های لازم و ضروری به کارکنان
• شناسایی کارکنانی با عملکرد عالی و تشویق آن‌ها به روش‌های مختلف به‌ویژه ارتقا سمت و مسیر شغلی مناسب
• شناسایی کارکنانی با عملکرد ضعیف و کمک به آن‌ها به‌منظور پیشرفت کاری
• پیاده‌سازی روش‌هایی برای استفاده حداکثری از قابلیت‌های کارکنان برای رسیدن به اهداف سازمان یا شرکت

ضرورت ارزیابی عملکرد منابع انسانی

در صورتی که برای پیاده‌سازی روش های ارزیابی عملکرد در کسب‌وکارتان دچار تردید هستید، بهتر است از ضرورت انجام این کار و نتایجی که به‌همراه دارد، آگاه شوید. نتایج تحقیقات مختلف انجام شده درباره اهمیت و ضرورت ارزیابی عملکرد کارمندان، نشان دهنده این امر است که در صورت انجام این کار با شیوه درست و مطابق با نیازهای سازمان، بدون شک شاهد افزایش بهره‌وری، افزایش روحیه همکاری و تعهد کارکنان، افزایش درآمد و گردش مالی خواهید بود. برخی از مواردی که به شما در درک ضرورت ارزیابی عملکرد سازمان کمک می‌کند، عبارت است از:

• شما به این آگاهی که چه منابعی دارید و از هرکدام آن‌ها به چه شکل و در کجا می‌توانید بهره ببرید، می‌رسید.
• شناسایی نقاط قوت و ضعف تمام کارکنان برای شما امکان‌پذیر می‌شود.
• می‌توانید به تقویت مهارت‌ها و رفتارهای سازمانی اعضای سازمان کمک کنید.
• پیاده‌سازی این روش به بهبود عملکرد کارکنان و افزایش دقت کاری آن‌ها منجر می‌شود؛ چراکه آن‌ها می‌دانند درحال ارزیابی مستمر هستند.
• با این کار، فرصت به‌روزرسانی اطلاعات کارکنان ازنظر ویژگی‌های فردی، مهارت‌ها، شرح وظایف شغلی، میزان دستمزد و مزایا آن‌ها را خواهید داشت.

نقاط قوت و ضعف ارزیابی عملکرد کارکنان

آگاهی از نقاط قوت و ضعف ارزیابی عملکرد کارکنان نیز از اهمیت زیادی برخوردار است؛ زیرا شما را به سمت اتخاذ تصمیمات درست و موثر هدایت می‌کند. البته نباید فراموش کرد که نقاط ضعف استفاده از سامانه آن بیشتر به‌دلیل پیاده‌سازی نادرست و غیراصولی آن است. اگر به‌دنبال انجام مراحل ارزیابی عملکرد کارکنان خود هستید، بهتر است این نقاط ضعف و قوت را به‌خاطر بسپارید:

معایب و ضعف‌های ارزیابی عملکرد:

• احتمال تاثیر نظرات شخصی فرد ارزیابی کننده در نتایج سنجش‌ها وجود دارد.
• خطر جایگزینی ارزیابی عملکرد با اصول مدیریت عملکرد وجود دارد.
• در صورت تکیه بر اطلاعات نادرست یا ناکافی ممکن است به نتایج اشتباهی از بررسی‌ها برسید.
• ممکن است در تله ایجاد سیستم مدیریتی ذره‌بینی در شرکت یا سازمان بیفتید.
• ممکن است در این مسیر اشتباه قرار گیرید که فقط باید کارکنان با عملکرد ضعیف تنبیه شوند و افراد با عملکرد خوب صرفا وظیفه‌شان را انجام داده‌اند.

توجه داشته باشید که برای کارکنان با عملکرد ضعیف باید به‌دنبال روش‌های حل مشکل و ارتقا مهارت‌ها باشید و نه تنبیه. همچنین برای افرادی که عملکرد خوب و موثری ارائه می‌کنند، باید به‌دنبال روش‌های تشویقی مختلف مانند ارتقا سمت باشید.

مزایای ارزشیابی عملکرد کارکنان:

• رسیدن به بازخوردهای مختلف و قابل سنجش
• تشویق کارکنان به بهبود عملکرد کاریشان
• اتخاذ تصمیم‌های مدیریتی صحیح و کارآمد
• توسعه فردی و سازمانی کارکنان به روشی حرفه‌ای و اصولی
• شناسایی استعدادها و مهارت‌های کارکنان
• ارتقا بهره‌وری و افزایش زضایت شغلی کارمندان

شاخص های ارزیابی عملکرد کارکنان

شما برای تهیه فرم ارزیابی عملکرد کارکنان باید یکسری شاخص‌ها و فاکتورهای سنجش را درنظر داشته باشید. توصیه می‌شود پیش از تعیین شاخص های ارزیابی عملکرد کارکنان، ابتدا ارزش‌های و اهداف سازمان و همچنین شرح شغلی تمام سمت‌های فعال را با جزئیات، مشخص و یادداشت کنید. توجه داشته باشید که شاخص‌ها باید قابل سنجش و ارزیابی باشند؛ به‌عنوان مثال، شاخص استعداد قابل اندازه‌گیری نیست و نباید در فرم ارزیابی قرار گیرد. بهترین و موثرترین شاخص‌هایی که باید در فرم ارزشیابی عملکرد کارکنان حضور داشته باشند، شامل این موارد است:

• میزان فروش سازمان
• توان اجرایی
• میزان خلاقیت و مهارت در حل چالش‌ها
• کیفیت کار
• نظرات مشتریان درباره پرسنل موردنظر
• میزان وابستگی و یا استقلال کاری پرسنل
• چالش‌ها و محدودیت‌های پیش‌روی پرسنل
• مدیریت نظم و زمان

مراحل ارزیابی عملکرد

بهترین کار برای پیاده‌سازی درست و اصولی روش های ارزیابی عملکرد پرسنل، تقسیم سیستم به بخش‌های کوچک و قابل سنجش است. در این شرایط، آگاهی از مراحل آن و حرکت به‌صورت گام به گام تا رسیدن به نتایج ارزیابی‌ها، اهمیت پیدا می‌کند. اصلی‌ترین مراحل در سامانه ارزیابی عملکرد به این شکل است:

• مرحله اول؛ تدوین فرم ارزیابی عملکرد کارکنان و تنظیم شاخص‌ها و پرسش‌های قابل سنجش
• مرحله دوم؛ انجام بررسی‌های رسمی و غیررسمی که با فرم سنجش عملکرد پرسنل همخوانی دارد. بررسی عملکرد غیررسمی کارکنان حین انجام کار آن‌ها صورت می‌گیرد.
• مرحله سوم؛ تحلیل اطلاعات به‌دست آمده هرکدام از اعضای سازمان و مدیریت نقاط قوت و ضعف آن‌ها برای رسیدن به بهبود عملکرد کلی سازمان

مدل های ارزیابی عملکرد

حالا که از ضرورت و ماهیت ارزیابی عملکرد سازمان آگاه شدید، نوبت آن رسیده است که با برخی از رایج‌ترین مدل های ارزیابی عملکرد نیز آشنا شوید. این کار به شما کمک می‌کند تا با توجه با اهداف سازمان، محیط کاری و نتایجی که انتظار آن را دارید، بهترین روش را انتخاب کنید. برخی از رایج‌ترین و کارآمدترین مدل‌ها با توجه به اهداف ارزیابی عملکرد به شرح زیر است:

روش ارزیابی ۳۶۰ درجه

از جامع‌ترین و موثرترین مدل های ارزیابی عملکرد می‌توان به مدل ۳۶۰ درجه اشاره کرد؛ چراکه عملکرد تک تک کارکنان را از زوایای مختلف بررسی می‌کند. برای پیاده‌سازی این روش باید ابتدا چندین پرسشنامه در رابطه با عملکرد پرسنل، تنظیم کنید. تمام کارکنان در سمت‌های مختلف مانند همکار، سرپرست، مشتری، مدیر و … باید پرسشنامه‌های مربوط به فرد موردنظر را تکمیل کنند. درنهایت، با تکیه بر اطلاعات به‌دست آمده و نظرات ارائه شده می‌توانید نحوه عملکرد کارمند موردسنجش را ارزیابی کنید.

 ارزیابی عملکرد مقیاسی

یکی دیگر از روش های آن شامل روش ارزیابی قیاسی است که استفاده از آن به‌دلیل ساده بودن، بسیار رایج و پرطرفدار است. در این روش، سنجش فقط براساس فرم ارزیابی عملکرد کارکنان انجام می‌شود؛ به این معنی که یکسری شاخص‌ها در فرم ارزیابی قرار می‌گیرد و درنهایت با تکیه بر آن به رفتار، عملکرد و اقدامات کارمند امتیاز داده می‌شود. به این شکل، کارمندانی که بیشترین امتیاز را کسب کنند، در دسته بهترین نیروهای انسانی سازمان با عملکرد عالی قرار می‌گیرند.

مدل ثبت وقایع

از دیگر کارآمدترین مدل‌های ارزیابی عملکرد سازمان، مدل ثبت وقایع نام دارد که به تحلیل عملکرد کارمندان در یک بازه زمانی طولانی‌مدت می‌پردازد. جالب است بدانید که روش ثبت وقایع به دریافت نظرات دیگر اعضای سازمان و یا فرم ارزیابی محدود نمی‌شود؛ بلکه در بازه زمانی تعیین شده، تمام اقدامات و تصمیمات موثر یا ناکارآمد فرد موردنظر ثبت و یادداشت می‌شود. درنهایت، با تحلیل عملکرد و رفتارهای کارمند، می‌توان به نتایج ارزشمندی از او دست یافت.

 مدل کانون ارزیابی

در سامانه ارزیابی عملکرد کارمندان می‌توان از مدل کانون ارزیابی نیز استفاده کرد. در این روش، فضای کاری هرکدام از پرسنل، شبیه‌سازی شده تا نحوه عملکرد او نسبت به شرایط مشابه سنجیده شود. به‌عنوان مثال اگر کارمند موردسنجش در سمت فروش کار می‌کند، مدیران او را در یک شرایط کاری مشابه خودش قرار می‌دهند و او را با نمونه‌های آزمایشی مختلف، امتحان می‌کنند. درواقع در روش کانون ارزیابی، کارمندان با حریف‌های کاری مختلف مواجه می‌شوند و نحوه رویایی صحیح و اصولی با آن‌ها را در شرایط واقعی، تمرین می‌کنند. توجه داشته باشید که برای پیاده‌سازی این روش، باید روی معیارهای مناسب و شاخص‌های درست تمرکز داشته باشید؛ چراکه براساس آن‌ها قرار است رفتار و عملکرد پرسنل بررسی شود.

مدل ارزیابی توصیفی

از دیگر مدل های آن، مدل ارزیابی توصیفی نام دارد که بی‌شباهت به مدل 360 درجه نیست. در این روش، ابتدا فردی به‌نام ارزش‌یاب تعیین می‌شود که توانایی بررسی عملکرد کارکنان را دارد. این فرد بعد از انجام روش‌های سنجش، نتیجه بررسی‌ها را به مدیران گزارش می‌کند. اکثر افراد بر این باور هستند که روش ارزیابی توصیفی چندان قابل اعتماد نیست؛ چراکه فقط بر نظرات و گزارش‌های ارزیاب تکیه دارد.

مدل ارزیابی قیاسی

مدل دیگری که در ارزشیابی عملکرد کارکنان پیش‌روی شما قرار دارد، روش ارزیابی قیاسی است؛ البته باید بدانید که در این مدل، قیاس به دو روش کلی انجام می‌شود:

• روش اول؛ مقایسه کارمندان با هم‌ردیفان خود
• روش دوم؛ تعیین شاخص‌های مختلف توسط مدیران و درنظر گرفتن حد استاندارد برای امتیازدهی هر کدام از شاخص‌ها

در روش دوم که به‌طور معمول با نتایج بهتر و دقیق‌تری همراه است، مدیران پس از تعیین شاخص‌ها و حد استاندارد آن‌ها، نحوه عملکرد کارکنان را با هرکدام از استانداردها، مقایسه می‌کنند. از آنجایی که در اکثر موارد مقایسه کارکنان با یکدیگر منجر به ایجاد فضای کاری رقابتی ناسالم می‌شود، بهتر است شما نیز روی روش دوم در مدل ارزیابی قیاسی تمرکز داشته باشید.

مدل ارزیابی حسابداری

آن دسته از شرکت‌ها و سازمان‌ها که به‌دنبال بررسی مزیت‌ها و تاثیرات مالی کارکنان در درآمد سازمان هستند، باید به فکر پیاده‌سازی روش ارزیابی حسابداری باشند. در این مدل، عملکرد کارکنان بر اساس دستاوردها و مزیت‌های مالی‌شان سنجیده می‌شود. به این شکل هزینه‌های هر کارمند برای سازمان درمقابل سودی که از عملکرد کارمند به سازمان بازمی‌گردد، مقایسه می‌شود. لازم به ذکر است که در اجرای مدل ارزیابی حسابداری، باید از کمک بخش مالی و حسابداری سازمان یا شرکت استفاده شود.

مدل ارزیابی روانشناختی

از دیگر جذاب‌ترین و رایج‌ترین مدل‌های ارزیابی عملکرد پرسنل، می‌توان به مدل ارزیابی روانشناختی اشاره کرد. اصلی‌ترین تفاوت این مدل با مدل‌های قبلی این است که تمرکز آن روز عملکرد و پتانسیل‌های کارکنان در آینده است. در این روش عملکرد کنونی پرسنل اهمیتی ندارد؛ بلکه قرار است جایگاه موثر آن‌ها در موفقیت و آینده شرکت بررسی شود. برای پیاده‌سازی ارزیابی روانشناختی باید حتما از حضور افراد خبره و روانشناس‌های سازمانی استفاده شود. با استفاده از تست‌های روانشناسی و همچنین تحلیل شخصیت هرکدام از پرسنل، می‌توان عملکرد آن‌ها در آینده را پیش‌بینی کرد.

سخن پایانی

عملکرد هرکدام از کارکنان، نقش مهمی در موفقیت یا عدم موفقیت سازمان‌ها و شرکت‌ها ایفا می‌کند؛ بنابراین نباید از ارزیابی عملکرد کارکنان غافل شوید. با این کار می‌توانید سهم هرکدام از کارمندان را در پیشبرد اهداف سازمانی و موفقیت‌های مالی بسنجید و نقاط قوت و ضعف موجود را شناسایی کنید. خوشبختانه، روش های آن دارای تنوع مختلفی است که هرکدام از آن‌ها برای موقعیت‌های مختلف و اهداف سازمانی خاصی، بهتر عمل می‌کنند. با توجه به اهمیت ارزیابی عملکرد سازمان در توسعه و پیشرفت‌های موردانتظار، در این مطلب به بررسی تمام آن چیزی که باید از ارزیابی عملکرد نیروی انسانی بدانید، پرداختیم.